Eiendomsadvokatens Servicekontors personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller hvordan Eiendomsadvokatenes Servicekontor, heretter omtalt som Eiendomsadvokatene, samler inn og bruker personopplysninger. Målet er å gi deg overordnet informasjon om vår behandling av personopplysninger.

Eiendomsadvokatene er behandlingsansvarlig for vår behandling av personopplysninger.

Denne erklæringen oppdateres fortløpende.

1. Når samler Eiendomsadvokatene inn personopplysninger?

Eiendomsadvokatene mottar og innhenter personopplysninger i forbindelse med de tjenester vi yter våre medlemmer og andre. Vi innhenter kun personopplysninger i den utstrekning det er nødvendig for å yte våre tjenester og oppfylle våre plikter overfor medlemmer og andre. Personopplysninger vil i det vesentlige innhentes fra de registrerte selv, men kan i enkelte tilfeller også innhentes fra tredjeparter.

Vi behandler i hovedsak opplysninger som du har gitt til oss for en av disse årsakene:

  • Du har bedt oss om veiledning eller sendt oss en e-post
  • Du er medlem av Eiendomsadvokatenes Servicekontor
  • Du har meldt deg på et kurs eller et seminar
  • Du har deltatt på et kurs eller et seminar
  • Du abonnerer på vårt nyhetsbrev
  • Du har bedt om informasjon om våre kurs
  • Du har søkt jobb hos oss

Vi får også opplysninger indirekte av følgende årsaker:

  • En ansatt har angitt deg som nærmeste pårørende
  • En jobbsøker har angitt deg som referanse

2. Bruk av databehandlere

Vi benytter oss av tjenesteleverandører som utfører enkelte oppgaver for oss. Noen av disse tjenesteleverandørene vil ha tilgang til personopplysninger. Et eksempel på en tjeneste vi får levert er utsendelse av nyhetsbrev og informasjon om kurs via Mailchimp. Tjenesteleverandørene er såkalte databehandlere for oss. Det betyr at Eiendomsadvokatene fremdeles har ansvaret for håndteringen av data. Selskap som er databehandler kan bare håndtere opplysninger for å levere den aktuelle tjenesten til oss, og har ikke anledning til å behandle opplysningene på annen måte enn slik vi bestemmer. Dette betyr at tjenesteleverandører heller ikke kan bruke opplysningene til egne formål. Vår bruk av databehandlere vurderes grundig med tanke på blant annet informasjonssikkerhet, for å sikre at dataene behandles på forsvarlig måte. Vi inngår databehandleravtaler med våre leverandører, i tråd med kravene som stilles i lovgivningen.

Enkelte av våre databehandlere behandler personopplysninger utenfor Norge og EU. At data behandles utenfor Norge og også utenfor EU, er vanlig og lovlig, forutsatt at man oppfyller enkelte tilleggskrav for å sikre beskyttelse av dataene.

3. Hva registreres når du bruker nettsiden vår?

Informasjonskapsler og lokal lagring av data

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Eiendomsadvokatene bruker informasjonskapsler for at ulike tjenester på nettsiden vår skal fungere. Du kan lese mer om du ulike informasjonskapslene vi benytter lenger ned.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre våre tjenester.

Følgende informasjonskapsler brukes på eiendomsadvokatene.no:

Navn

Formål

Lagringstid

Crumb

Hindrer såkalt cross-site request forgery (CSRF).

Sesjonsavhengig (per besøk)

RecentRedirect

Hindrer såkalte "redirect loops".

30 minutter

CART

Viser når en besøkende legger til noe i handlekurven.

2 uker

hasCart

Forteller Squarespace at en besøkende har noe i handlekurven sin

2 uker

Locked

Hindrer at passordet kreves på nytt dersom brukeren allerede har logget inn.

Sesjonsavhengig (per besøk)

SiteUserInfo

Identifiserer en besøkende som har logget inn på en brukerkonto

3 år

SiteUserSecureAuthToken

Autentiserer en bruker som har logget inn på en brukerkonto

3 år

Commerce -checkout-state

Holder oversikt over hvor i betalingsprosessen en bruker er dersom vedkommende benytter PayPal for å betale ordren sin.

Sesjonsavhengig (per besøk)

squarespace-popup-overlay

Hindrer at Markedsførings Pop-Upen kommer opp dersom en besøkende allerede har lukket den.

Vedvarende (frem til du selv sletter informasjonskapselen)

squarespace-announcement-bar

Hindrer at kunngjøringer kommer opp dersom en besøkende allerede har lukket de.

Vedvarende (frem til du selv sletter informasjonskapselen)

ss_cid

Brukes i forbindelse med webanalyse.

2 år

ss_cvr

Brukes i forbindelse med webanalyse.

2 år

ss_cvisit

Brukes i forbindelse med webanalyse.

30 minutter

ss_cvt

Brukes i forbindelse med webanalyse.

30 minutter

ss_cpvisit

Brukes i forbindelse med webanalyse.

2 år

ss_cookieAllowed

Husker om den besøkende har godtatt informasjonskapsler eller ikke.

30 dager

Les om hvordan du administrerer og sletter informasjonskapsler (nettvett.no)

Hva bruker vi informasjonskapsler og lokalt lagret data til?

Vi bruker informasjonskapsler og lokal lagring av data for å:

·         Levere og tilpasse tjenestene våre til enheten og nettleseren du bruker

·         Gi deg relevant og tilpasset innhold

·         Måle og analysere trafikken på nettsidene

·         Utvikle og forbedre tjenestene våre

4. Hva registreres når du kontakter oss og behandling og sletting av opplysninger

Generelt om sletting

Vi skal slette personopplysninger når det ikke lenger er nødvendig å behandle dem. Hvor lenge det er nødvendig å behandle personopplysninger varierer avhengig av formålet med behandlingen. Under de enkelte punktene nedenfor vil det redegjøres for hva som påvirker lagringstiden.

E-post

Vi bruker TLS-kryptering for å sikre vår e-postkommunikasjon. De fleste webmailtjenester støtter dette, og din e-postkommunikasjon med oss vil da være sikret. Vi ber likevel om at du ikke sender sensitive personopplysninger eller beskyttelsesverdig informasjon per e-post, da vi ikke kan garantere at din e-postleverandør støtter TLS.

Vi skanner all inn og utgående e-post for virus og skadevare.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å sikre Eiendomsadvokatenes IKT-infrastruktur.

Lagringstiden for e-poster vil i all hovedsak være avhengig av arkivplikten. I noen tilfeller kan e-poster slettes manuelt ved sletteanmodning.

Telefon

Når du ringer oss, vil ditt telefonnummer bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte og hvor lenge samtalen varte i vår telefonsentral.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å administrere og drifte telefonisystemet.

Medlemslister

Eiendomsadvokatene holder oversikt over våre medlemmer. Dette gjøres i en egen database. Her lagres informasjon om firmanavn, e-postadresse, kontaktperson, fakturaadresse og lignende.  

Behandlingsgrunnlaget for behandling av opplysninger nevnt i dette punkt er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), altså samtykke.

Dersom du melder deg ut av Eiendomsadvokatene vil vi slette opplysningene nevnt i dette punkt.

Nyhetsbrev

Eiendomsadvokatene sender ut nyhetsbrev på e-post til våre medlemmer.

For at vi skal kunne sende deg nyhetsbrev på e-post, må du registrere en e-postadresse når du blir medlem. Du kan melde deg av ved å trykke på lenken for dette i nyhetsbrevet eller ved å kontakte oss.

Eiendomsadvokatene bruker en databehandler, Mailchimp, til å administrere og sende ut nyhetsbrevet, og det er Mailchimp som drifter databasen der e-postadressene lagres.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din i tilknytning til nyhetsbrevet vårt er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), altså samtykke.

Informasjon om kurs

Eiendomsadvokatene sender ut informasjon om kurs til deltakerne eller informasjon om fremtidige kurs på e-post. For at vi skal kunne sende deg denne informasjonen, må du registrere en e-postadresse når du blir medlem i Eiendomsadvokatenes Servicekontor eller når du melder deg på et av våre kurs. Du kan også gi oss beskjed direkte at du ønsker informasjon om kurs.

Informasjon om kurs endes i all hovedsak ut via Mailchimp, og det er Mailchimp som drifter databasen der e-postadressene lagres.

Når du mottar informasjon om kurs kan du reservere deg mot fremtidig informasjon/melde deg av ved å trykke på lenken for dette i den enkelte e-posten eller ved å kontakte oss. Hvis du gjør dette vil vi slette dine opplysninger.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), altså samtykke.  

Påmelding til kurs

For våre kurs tilbyr vi elektronisk påmelding. I påmeldingsskjemaet må du opplyse om navn, firma, e-postadresse, fakturaadresse, navn på deltakerne og annen relevant informasjon som vi trenger for å tilby deg kurs, heretter kalt deltakerinformasjon. Deltakerinformasjonen lagres i en egen database for hvert kurs. I tillegg lagres din kontaktinfo hos Mailchimp, se ovenfor.

Eiendomsadvokatene bruker en databehandler, Jotform, til å tilby elektroniske påmeldingsskjema, og det er Jotform som drifter databasen over deltakerinformasjonen.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av din deltakerinformasjon og informasjon om eventuelt andre deltakere som du legger inn i vårt påmeldingsskjema er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), altså samtykke.

Opplysningene i dette punkt vil lagres frem til du reserverer deg mot informasjon om kurs, se ovenfor.

Deltakelse på kurs

Når du deltaker på våre kurs vil vi be deg signere på en deltakerliste. Dette lar oss holde oversikt over hvem som har deltatt på våre kurs. Videre kan vi melde eller dokumentere din deltakelse videre til Advokatforeningen og Norges Eiendomsmeglingsforbund.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av din deltakerinformasjon og informasjon om eventuelt andre deltakere som du legger inn i vårt påmeldingsskjema er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), altså samtykke.

Deltakerlistene dokumentere din deltakelse på et etterutdanningskurs. Fordi Advokatforeningen operer med 5 års perioder for etterutdanning vil deltakerlistene oppbevares i 10 år.

5. Dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til post@eiendomsadvokatene.no.

Innsyn i egne opplysninger

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.

Korrigering av personopplysninger

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.

Sletting av personopplysninger

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.

Begrensning av behandling av personopplysninger

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.

Protestere mot en behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.

Dataportabilitet

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger

Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Ta da gjerne først kontakt med oss.

Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Datatilsynet.